La joie de réussir ensemble la mise en œuvre d’un nouveau logiciel

La présentation de logiciels avant achat

Elle est primordiale pour établir de bonnes relations entre les acteurs.

Il est préconisé d’avoir établi au préalable la description de ses besoins (cahier des charges).

Le client peut ainsi les confronter au marché et ainsi étudier plusieurs offres (plusieurs offres basées sur la même solution logiciel peuvent être faites par des prestataires différents).

Même s’ils s’avèrent similaires, deux angles de vue différents ne doivent pas être confondus :

  • L’objectif du client est de déterminer la solution logicielle la plus adaptée à ses besoins.
    Il confronte les différentes offres afin de choisir en toute conscience la solution qui lui convient grâce à des indicateurs sur la modularité, la pertinence, la charge, et le planning.
    Il va aussi comprendre le fonctionnement des différents acteurs qui vont participer de près ou de loin à son projet (prestataire, intégrateur, éditeur) et ainsi jauger de leurs capacités à le comprendre et à s’adapter.
    Il doit en profiter pour avoir une compréhension concernant la nature des écarts qu’il constate afin de déterminer s’ils proviennent de son organisation et éventuellement s’il peut s’adapter.
    Cette analyse est la base du futur accompagnement aux changements.
  • L’objectif du fournisseur est de déterminer l’adéquation de sa solution avec les besoins du client pour établir un chiffrage et déterminer un planning de mise en œuvre, voir admettre que son offre logiciel ne peut pas répondre aux besoins exposés.

Choisir la bonne solution

La démarche doit être rationnelle afin de permettre au client de faire le meilleur choix possible.

En faisant abstraction des tractations économiques, elle est souvent compliquée et peut faire l’objet de comparatif en matière de cout, de durée, et de relation avec les différents interlocuteurs.

Il est primordial que le client dispose d’une bonne visibilité entre la partie standard de la solution, son paramétrage, et les développements des adaptations proposées ainsi que l’organisation proposée pour traiter ses besoins.

Il va sans dire que plus il y a de développements spécifiques, plus le client sera lié à son prestataire, plus il s’engage sur la durée et plus c’est couteux.

C’est pour cela que le client doit toujours s’interroger pour déterminer si son organisation peut se rapprocher du standard des solutions proposées.

Le lancement du projet d’informatisation

Une fois la décision prise, il est important de communiquer afin de mobilier l’ensemble des acteurs autour des mêmes objectifs.

Cette réunion dite de « lancement » va permettre de leur présenter :

  • La solution retenue ;
  • L’organisation ;
  • La méthodologie ;
  • Les principales phases ;
  • Le planning envisagé ;
  • Les ressources des différents acteurs allouées au projet.

Dans le cas où le projet couvre plusieurs domaines fonctionnels différents et/ou implique des acteurs différents, il est préconisé une organisation ordonnancée autour de cycles indépendants (formation, analyse, développement, reprise de données, recette) pour les différents domaines à informatiser.

Le premier objectif est d’éviter l’effet tunnel, première cause des échecs des projets. L’effet tunnel c’est lorsque pendant une longue durée le client (maître d’ouvrage) et le prestataire (maître d’œuvre) ne se parlent pas.

Le second est aussi d’identifier les éventuels premiers points délicats susceptibles de perturber ce qui est prévu.

Les instances de suivi

En général, une instance de pilotage s’assure du déroulement du projet, ses principales missions étant :

  • Valider le planning de mise en œuvre ;
  • Valider le planning des formations ;
  • Contrôler le respect des différents délais de mise en œuvre ;
  • Gérer les points délicats.

Pour ce faire, elle s’appuie sur une instance opérationnelle qui est chargée de suivre le quotidien du projet, ses principales missions sont :

  • Préparer et proposer l’ordre du jour du comité de pilotage ;
  • Valider les différents documents ;
  • Actualiser le planning ;
  • Établir le plan de formation des différents intervenants.

Pour des projets de transformation couvrant plusieurs domaines fonctionnels, il est préconisé d’encadrer le déroulement du projet autour d’un plan d’assurance qualité et de déterminer une méthodologie adaptée aux deux parties.

La formation et/ou le transfert de compétences

Durant tout le projet, il sera nécessaire que le prestataire forme les acteurs du client au nouveau logiciel.

Il est préconisé de former l’équipe projet du client aux fonctionnalités standards du logiciel.

Cette formation facilite la réalisation des phases suivantes (notamment l’analyse fonctionnelle) ainsi que l’accompagnement aux changements des utilisateurs.

La formation des utilisateurs finaux peut être réalisée soit par le prestataire soit par les utilisateurs du client connaissant son fonctionnement. Elle est opérationnelle en étant agrémentée d’exemples basés sur les procédures de l’entreprise.

L’analyse fonctionnelle et détaillée sur les écarts

Elle a pour but de projeter la solution logicielle sur les différents besoins du client.

Pour réaliser ces travaux, le prestataire est aidé par différents acteurs de l’équipe du client (sachants). Ces derniers vont mieux comprendre la solution afin de relever les points délicats qui doivent faire l’objet d’une analyse plus poussée : « Aucune remarque ne doit être ignorée faute de créer plus tard un problème majeur susceptible d’impacter le planning ».

Le prestataire décrit et détaille les besoins du client par rapport à son logiciel/progiciel qu’il détaille au travers un document d’analyse.

L’important est d’identifier :

  • Les fonctions standards en faisant référence à la documentation standard du logiciel ;
  • Les éventuelles configurations qui permettent au logiciel de s’adapter ;
  • D’identifier les écarts qui nécessitent une analyse plus détaillée.

L’analyse des écarts doit être complétée afin de permettre au client de connaitre les solutions pour les traiter (coûts, pérennités, et les éventuels impacts sur le planning) : « le client décide sur les conseils de son prestataire ».

A noter qu’il peut décider d’adapter son organisation afin de la rapprocher du fonctionnement standard du logiciel.

A l’issue, de l’ensemble de ces travaux, les documents produits doivent être validés par le client : « le client et le prestataire deviennent de véritables partenaires collaborant autour du même objectif ».

Il est évident que le résultat de ces travaux doit rester cohérent avec ceux effectués en phase avant-vente. Si ce n’est pas le cas, il y a une forte probabilité que le projet n’atteigne pas ses objectifs pour les coûts et les délais envisagés initialement.

Le développement / réalisation

Le prestataire / Intégrateur développe la solution logicielle conformément aux spécifications établies :

  • Ajout des éventuelles fonctionnalités manquantes ;
  • Leurs paramétrages ;
  • Leurs intégrations afin de rendre le logiciel plus souple ;

Il réalise les développements avec ses environnements et avec ses outils.

A noter que dans le cadre de l’usage d’un progiciel, il se doit de respecter les consignes de l’éditeur afin de permettre aux adaptations de pouvoir suivre au mieux ses futures évolutions.

Il se doit de réaliser des tests unitaires, des tests d’intégration, des tests de performance, et éventuellement des tests de non-régression.

A noter que certains communiquent à leurs clients le résultat de ces différents tests en toute transparence.

Le logiciel doit être conforme et cohérent par rapport à la livraison (lot) déterminée d’un commun accord avec le client.

Une fois contrôlé par lui-même, le prestataire délivre le client grâce à une procédure normalisée.

La reprise des données (si besoin)

L’objectif est d’incorporer dans la nouvelle solution les données du client.

Bien que dépendant des éventuels travaux de développement et d’intégration, la reprise de données est un sujet à part entière.

Avec l’avènement du RGPD, il est fortement conseillé de réaliser ces travaux sur des données anonymisées (éventuellement pseudomisées).

A noter qu’il est tout à fait possible, que l’identification des différentes sources et formats des données fasse apparaitre des écarts fonctionnels qui nécessiteront une analyse complémentaire (cf. le paragraphe 6 diffusé la semaine dernière).

En général, le prestataire / intégrateur met à disposition :

  • La liste des données reprises par type de sources ;
  • Des indicateurs de quantité et de qualité ;
  • Des éventuelles listes d’anomalies afin de permettre au client de déterminer comment les rectifier ;
  • Un ensemble de procédures permettant aux clients de réaliser la future mise en production.

La recette par le client

Elle permet aux utilisateurs du client de déterminer si le logiciel est conforme à leurs attentes.

Leur mission est de contrôler que les fonctionnalités soient opérationnelles dans un environnement proche de celui qui servira à la future exploitation.

Elle s’effectue dans un environnement mis à disposition par le client qui respecte les recommandations du prestataire / intégrateur.

Elle permet aussi à l’équipe technique du client d’établir les futurs protocoles de mises à jour des versions et d’exploitations du logiciel.

Il est conseillé d’apporter progressivement dans cet environnement des données provenant des travaux de reprise de données.

Pour cette recette, il est fortement conseillé que le client déroule complètement ses processus métiers. Le prestataire/intégrateur peut les assister.

Les anomalies détectées doivent être décrites le plus précisément possible et le client doit préciser une qualification (bloquant, majeur, ou mineur).

Les anomalies sont passées en revue régulièrement avec le prestataire / intégrateur.

Cela lui permet de les corriger de façon à ne pas bloquer la validation et de renvoyer les éventuelles corrections.

La mise en production de la solution

Il est nécessaire de prévoir des travaux pour mettre en production le logiciel une fois la/les recette(s) fonctionnelle(s) prononcée(s).

Ces travaux font l’objet d’un ordonnancement mixant :

  • Formation au logiciel des utilisateurs ;
  • Information sur les éventuels changements d’organisation ;
  • Disponibilités des utilisateurs ;
  • Migration des données ;
  • Contraintes périodiques ;
  • Cadrage de l’éventuel double fonctionnement durant une période.

A noter que c’est le client qui a la charge de piloter la mise en production, même s’il peut être accompagné par le prestataire / intégrateur.

La mise en production peut être testée à blanc, afin de permettre au client de déterminer la date de mise en production officielle.

En conclusion

La réussite d’un projet d’informatisation doit être basée sur la confiance avec son partenaire dès la phase avant-vente.

Le respect de chacun des principes présentés ci-dessus est gage de réussite du projet.

La détection des changements d’organisation et de leurs conséquences jusqu’à l’analyse fonctionnelle permet d’éviter les débordements de coûts et du planning.

Les comités de pilotage et de suivi sont garants du respect du périmètre couvert dans le délai prévu initialement.

Une organisation ordonnancée autour de cycles indépendants des différents domaines fonctionnels permet au client de s’assurer que le prestataire n’est pas perdu dans ses différents besoins.

Surtout ne pas oublier la réunion de fin de projet qui permet d’officialiser la fin de l’informatisation autour d’un moment convivial.

Eric Emmanuelli
Consultant AMOA

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