Cahier des charges et mode Agile, comment les concilier ?

Cela fait un certain temps que plus personne essaye de démontrer que la gestion de projet avec cycle en V est mieux, ou moins bien, qu’une gestion en mode agile. Chacun a ses conditions d’usage et de succès. Néanmoins, un cahier des charges précis où rien n’est oublié et une collaboration étroite tout au long du projet (afin de pouvoir gérer les évolutions) permettrait de trouver un moyen de tirer avantage des deux :

Mode Agile

Commençons par un petit rappel sur la gestion en mode Agile. Voici 3 des points importants :
– des cycles courts (2 à 5 semaines),
– un backlog (la liste des points à réaliser) réduit aux points pouvant être réalisés dans les prochains (entre 2 et 5) cycles de développement,
– un/des objectif(s) business à atteindre (la vision).

Cycle en V

Il est souvent mis en avant qu’avec une gestion en cycle en V, le budget peut être forfaitisé, qu’aucun besoin ne sera oublié et qu’une date de livraison finale peut être calculée.

Les deux ensemble

Budget et délai sont deux composants de la gestion de projet et il est évident qu’un projet en mode Agile doit inclure :

• la formalisation du délai attendu pour l’atteinte de l’objectif business
• les moyens mis en œuvre => nombre de cycle et taille/composition de l’équipe de réalisation.

Lors du déroulement d’un projet, il y a très souvent (et c’est souhaitable) 2 niveaux bien distincts, la direction et l’opérationnel projet.

L’objectif business est défini par la direction, tandis que la contractualisation du projet relève de l’équipe opérationnelle, même si c’est un membre de la direction qui signera.

La rédaction d’un cahier des charges permet, en amont et en interne, de lister toutes les demandes et revendications. Même si un premier tri est réalisé avant soumission aux fournisseurs, il contient des demandes d’importance variables. Autant, il est facile de hiérarchiser les points majeurs, autant le classement de tous les points intermédiaires est fastidieux et très dépendant des événements récents.

Agilité dans un cycle en V !

Introduire de l’agilité dans la gestion de projet en cycle en V est faisable mais complexe. En effet, il est impératif d’avoir une interaction entre équipe projet, utilisateurs et direction sur des éléments très concret pour que la boucle de rétro-action fonctionne, d’où la nécessité d’avoir des livraisons intermédiaires. L’agilité consistera alors à faire une revue du cahier des charges pour analyser les changements demandés / nécessaires. Ce travail représente forcément une charge et implique l’équipe opérationnelle, rendant le projet saccadé tout en allongeant le délai.

Formalisation à 2 niveaux en mode Agile

Une autre méthodologie pour rassurer la direction et fiabiliser le budget en étant agile, est de rédiger  (la direction elle-même ou avec une AMOA) le cahier des charges en deux temps :

• Le document utilisé pour les échanges avec les fournisseurs et la sélection de celui qui sera le prestataire. Il doit être orienté business et ne doit mentionner que des points majeurs.
• À chaque revue d’une itération, le besoin majeur traité dans la prochaine itération doit être détaillé sur le plan pratique et donc hiérarchisé. Certes, ces éléments ne seront pas contractuels, mais la direction pourra être rassurée. Ainsi,  lors de chaque réunion de clôture d’un cycle, elle sera certaine que le choix des tâches du prochain cycle reste bien dans l’objectif initial visé !

Je pense qu’alourdir un peu la gestion de projet en mode agile sur les 2-3 premiers cycles et disposer d’un conseil AMOA pendant cette période, garantit pour la direction, de la réalité du travail collaboratif entre équipe interne et prestataire. Tout cela permet de créer un climat de confiance propice à la réussite du projet.

Olivier Heintz
Directeur de projet, Architecte applicatif et fonctionnel