Le déroulement d’un projet d’implémentation d’un logiciel 1

Partie 1 : Du choix au lancement

À l’issue de cette période COVID et de la généralisation du travail à distance, All4ERP propose aux entreprises de s’interroger sur leurs réels besoins en faisant abstraction des systèmes utilisés au quotidien (et dont certains ont pu s’avérer défaillants).

L’objectif de cet article est de rappeler le rôle des principales étapes d’un projet d’informatisation et les règles de l’art qui en découlent.

La présentation de logiciels avant achat

Elle est primordiale pour établir de bonnes relations entre les acteurs.

Il est préconisé d’avoir établi au préalable la description de ses besoins (cahier des charges).

Le client peut ainsi les confronter au marché et ainsi étudier plusieurs offres (plusieurs offres basées sur la même solution logiciel peuvent être faites par des prestataires différents).

Même s’ils s’avèrent similaires, deux angles de vue différents ne doivent pas être confondus :

• L’objectif du client est de déterminer la solution logicielle la plus adaptée à ses besoins.
  Il confronte les différentes offres afin de choisir en toute conscience la solution qui lui convient grâce à des indicateurs sur la modularité, la pertinence, la charge, et le planning.
  Il va aussi comprendre le fonctionnement des différents acteurs qui vont participer de près ou de loin à son projet (prestataire, intégrateur, éditeur) et ainsi jauger de leurs capacités à le comprendre et à s’adapter.
  Il doit en profiter pour avoir une compréhension concernant la nature des écarts qu’il constate afin de déterminer s’ils proviennent de son organisation et éventuellement s’il peut s’adapter.
  Cette analyse est la base du futur accompagnement aux changements.
  

• L’objectif du fournisseur est de déterminer l’adéquation de sa solution avec les besoins du client pour établir un chiffrage et déterminer un planning de mise en œuvre, voir admettre que son offre logiciel ne peut pas répondre aux besoins exposés.

Choisir la bonne solution

La démarche doit être rationnelle afin de permettre au client de faire le meilleur choix possible.

En faisant abstraction des tractations économiques, elle est souvent compliquée et peut faire l’objet de comparatif en matière de cout, de durée, et de relation avec les différents interlocuteurs.

Il est primordial que le client dispose d’une bonne visibilité entre la partie standard de la solution, son paramétrage, et les développements des adaptations proposées ainsi que l’organisation proposée pour traiter ses besoins.

Il va sans dire que plus il y a de développements spécifiques, plus le client sera lié à son prestataire, plus il s’engage sur la durée et plus c’est couteux.

C’est pour cela que le client doit toujours s’interroger pour déterminer si son organisation peut se rapprocher du standard des solutions proposées.

Le lancement du projet d’informatisation

Une fois la décision prise, il est important de communiquer afin de mobilier l’ensemble des acteurs autour des mêmes objectifs.

Cette réunion dite de « lancement » va permettre de leur présenter :

• La solution retenue ;
• L’organisation ;
• La méthodologie ;
• Les principales phases ;
• Le planning envisagé ;
• Les ressources des différents acteurs allouées au projet.

Dans le cas où le projet couvre plusieurs domaines fonctionnels différents et/ou implique des acteurs différents, il est préconisé une organisation ordonnancée autour de cycles indépendants (formation, analyse, développement, reprise de données, recette) pour les différents domaines à informatiser.

Le premier objectif est d’éviter l’effet tunnel, première cause des échecs des projets. L’effet tunnel c’est lorsque pendant une longue durée le client (maître d’ouvrage) et le prestataire (maître d’œuvre) ne se parlent pas.

Le second est aussi d’identifier les éventuels premiers points délicats susceptibles de perturber ce qui est prévu.

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Eric Emmanuelli
Consultant AMOA