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36001064 – business people meeting around table

Partie 2 : Suivi, formation et analyse détaillée

Les instances de suivi

En général, une instance de pilotage s’assure du déroulement du projet, ses principales missions étant :

  • Valider le planning de mise en œuvre ;
  • Valider le planning des formations ;
  • Contrôler le respect des différents délais de mise en œuvre ;
  • Gérer les points délicats.

Pour ce faire, elle s’appuie sur une instance opérationnelle qui est chargée de suivre le quotidien du projet, ses principales missions sont :

  • Préparer et proposer l’ordre du jour du comité de pilotage ;
  • Valider les différents documents ;
  • Actualiser le planning ;
  • Établir le plan de formation des différents intervenants.

Pour des projets de transformation couvrant plusieurs domaines fonctionnels, il est préconisé d’encadrer le déroulement du projet autour d’un plan d’assurance qualité et de déterminer une méthodologie adaptée aux deux parties.

La formation et/ou le transfert de compétences

Durant tout le projet, il sera nécessaire que le prestataire forme les acteurs du client au nouveau logiciel.

Il est préconisé de former l’équipe projet du client aux fonctionnalités standards du logiciel.

Cette formation facilite la réalisation des phases suivantes (notamment l’analyse fonctionnelle) ainsi que l’accompagnement aux changements des utilisateurs.

La formation des utilisateurs finaux peut être réalisée soit par le prestataire soit par les utilisateurs du client connaissant son fonctionnement. Elle est opérationnelle en étant agrémentée d’exemples basés sur les procédures de l’entreprise.

L’analyse fonctionnelle et détaillée sur les écarts

Elle a pour but de projeter la solution logicielle sur les différents besoins du client.

Pour réaliser ces travaux, le prestataire est aidé par différents acteurs de l’équipe du client (sachants). Ces derniers vont mieux comprendre la solution afin de relever les points délicats qui doivent faire l’objet d’une analyse plus poussée : « Aucune remarque ne doit être ignorée faute de créer plus tard un problème majeur susceptible d’impacter le planning ».

Le prestataire décrit et détaille les besoins du client par rapport à son logiciel/progiciel qu’il détaille au travers un document d’analyse.

L’important est d’identifier :

  • Les fonctions standards en faisant référence à la documentation standard du logiciel ;
  • Les éventuelles configurations qui permettent au logiciel de s’adapter ;
  • D’identifier les écarts qui nécessitent une analyse plus détaillée.

L’analyse des écarts doit être complétée afin de permettre au client de connaitre les solutions pour les traiter (coûts, pérennités, et les éventuels impacts sur le planning) : « le client décide sur les conseils de son prestataire ».

A noter qu’il peut décider d’adapter son organisation afin de la rapprocher du fonctionnement standard du logiciel.

A l’issue, de l’ensemble de ces travaux, les documents produits doivent être validés par le client : « le client et le prestataire deviennent de véritables partenaires collaborant autour du même objectif ».

Il est évident que le résultat de ces travaux doit rester cohérent avec ceux effectués en phase avant-vente. Si ce n’est pas le cas, il y a une forte probabilité que le projet n’atteigne pas ses objectifs pour les coûts et les délais envisagés initialement.

Eric Emmanuelli
Consultant AMOA


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