Un ralentissement d’activité est-il le bon moment pour faire évoluer son SI ?

Avec le coronavirus et ses phases de confinement, l’économie ralentit, les signatures de projets se font attendre et vous vous posez la question si cette situation est le moment opportun pour faire évoluer votre système d’information.

Mais de manière plus générale, faut-il profiter d’un ralentissement d’activité pour faire évoluer son système d’information ?

Si vous obtenez plusieurs Oui aux questions ci-dessous, il faut vous poser la question de l’évolution.

1/ Est-ce que votre SI est défaillant ou obsolète ?

Si vous estimez que vous passez beaucoup de temps à :

• gérer vos données
• émettre des bons de commande et des factures
• écrire des mails
• suivre vos projets
• gérer votre comptabilité

et que ce temps devient encore plus important suivant l’augmentation de votre activité     alors OUI, vous avez un axe important d’amélioration de votre productivité en faisant évoluer votre SI.

A noter : un SI devenu inefficace consomme énormément de temps à vos équipes.

2/ Disponibilité de vos équipes ?

Plusieurs cas possibles :

• Les personnes sont présentes, mais en activité ralentie :
  • Alors oui, la situation est idéale pour évoluer.  Les équipes sont présentes et disponibles pour réfléchir, chercher, trouver et tester de nouvelles solutions.
• Les personnes sont présentes, mais en activité normale :
  • Alors oui, il faut envisager d’évoluer en prévoyant un surrégime temporaire
• Les personnes sont moins nombreuses, mais avec une activité normale
  • Impossible de mener un projet d’évolution en parallèle
• Vous bénéficiez d’aide pour laisser vos équipes au repos, en chômage partiel
  • Assurer la survie de l’entreprise avant tout

Dans les 2 derniers cas, si votre système d’information ne répond plus à vos besoins, il est toujours possible de se faire aider par des sociétés externes. All4ERP propose des packs d’accompagnement ou d’AMOA, d’aide au choix ou de rédaction de cahier des charges.

3/ Quelles fonctionnalités faire évoluer ?

• Sécurité : Oui, si la manière de travailler évolue avec le ralentissement, style télétravail, il est important de vérifier ou faire vérifier que la sécurité de vos systèmes d’information est bien à jour. Il faut prendre en compte le fait que les « hackers » peuvent profiter de failles de sécurité sur vos connexions et solutions actuelles.
• Relation client : Oui si vous pensez que la recherche de clients va être compliquée après cette période ou si pendant la période vous souhaitez trouver de nouveaux clients ou fidéliser ceux actuels.
• E-commerce / Click and collect : Oui pour tous ceux dont l’activité de commerce est stoppée (par le confinement par exemple).
• Outils de gestion (ERP) : Oui pour tous ceux qui pensent que la reprise va amplifier l’activité et que la productivité doit être améliorée avant cette reprise (voir le point 1).

4/ Pouvez-vous bénéficier d’aide ?

Il faut vérifier sur les sites gouvernementaux si vous ne pouvez pas rentrer dans une catégorie d’aide pour votre transformation numérique. Si oui, il faut certainement en profiter.

La situation idéale pour évoluer est donc celle-ci :

• Votre SI est « à bout de souffle »
• Vos équipes sont présentes, mais avec une activité ralentie
• Vous vous attendez à avoir une activité amplifiée à la reprise
• Et vous pouvez bénéficier d’aide !

Dans ce cas, l’évolution est même conseillée !

Jean-Luc MALET
Consultant AMOA